Formulario de KYC: Cómo crear tu registro + Plantilla descargable

por Florian Tanant

¿Estás confundido sobre la normativa KYC y cómo puedes mejorar tus controles para complacer a los reguladores y proteger tu negocio?

Hoy te ofrecemos un práctico proceso de cinco puntos que puedes utilizar y también compartimos algunos consejos.

Cómo llevar a cabo un formulario de KYC

La elaboración de un registro KYC puede ser una tarea desalentadora, pero puede ser sencilla si se dedica un poco de tiempo a pensar en tus objetivos primero. A continuación, te ofrecemos una serie de ideas para reflexionar:

#1: Comprueba las diferencias globales de KYC

Lo primero que hay que entender sobre el KYC es que varía de un país a otro.

Por supuesto, los aspectos básicos tienden a ser los mismos, ya que los registros KYC incluirán:

obtener el nombre completo de la persona
pedir la dirección de residencia y la fecha de nacimiento
confirmar la información anterior con documentos válidos

Donde las cosas se complican es cuando se trata de una diligencia debida reducida o reforzada. ¿Existe la obligación de utilizar el monitor transaccional? ¿Existen requisitos de alto nivel sobre la propiedad efectiva? ¿Y qué documentos de identidad son aceptables?

Lamentablemente, no hay una respuesta general a estas preguntas. Cada país tiene pequeñas diferencias en sus normativas, lo que puede convertir el KYC y el AML en una pesadilla logística.

	KYC para individuos*	KYC para empresas*
Obligatorio	Nombre completo Dirección residencial Documento de identidad	Nombre de la empresa registrado Dirección de la empresa Tipo de empresa/estado Naturaleza del negocio Número de referencia de la empresa (VAT o GST) Nombre del banco Dirección de la sucursal SWIT/IBAN o número de cuenta
Opcional	Prueba de edad Persona políticamente expuesta (PEP) Fuente de los fondos Propietario beneficiario (si no es cliente) Comprobación de firma	Certificado de incorporación Auditoría anual Estados financieros Registro de acciones Gráficos de la estructura de propiedad Identificación de los directores

*Puede variar dependiendo de regulaciones locales.

Sin embargo, un buen punto de partida es consultar la guía global de PWC sobre KYC y AML aquí. También puedes consultar la lista de documentos de identidad aceptables para KYC de MangoPay aquí.

#2: Piensa también en las diferencias culturales de KYC

¿Sabías que en Italia, el 70% de los clientes utilizan un documento de identidad en papel para pasar el proceso de KYC? Los documentos también varían mucho de un municipio a otro.

Si decides automatizar tu registro KYC con, por ejemplo, un software de video en directo, puede que descubras que frustras a tus usuarios más que nada. Las tasas de falsos positivos serán elevadas, lo que creará una pérdida de clientes, tanto si tratan de abrir una cuenta bancaria como de utilizar un servicio de BNPL.

Asimismo, los datos de 27 países muestran diferencias significativas en cuanto al momento en que los usuarios completan las comprobaciones KYC. Los registros después de las 10 de la noche tienden a ser poco frecuentes, pero los usuarios españoles, por ejemplo, se registran gustosamente en un nuevo servicio alrededor de las 11 de la noche.

La clave es asegurarte de que tu registro KYC puede tener en cuenta todo tipo de clientes.

Diferencia entre los registros KYC para particulares y para empresas

Las comprobaciones KYC para empresas y particulares tienen el mismo objetivo (saber con quién se está tratando), pero lo hacen de forma diferente. He aquí dos ejemplos que deberían servir para la mayoría de los registros KYC en los países occidentales.

#3: Descarga nuestro formulario KYC para la incorporación de nuevos usuarios

Puedes ver que incluye una lista de los pasos que puedes dar para cumplir con los requisitos KYC. También hemos añadido una lista de verificación de incorporación y una lista de verificación de evaluación de riesgos.

Aunque es posible que tengas que adaptar los pasos en función de las necesidades de tu empresa y los requisitos legales, es un buen punto de partida.

Haz clic aquí para descargar el formulario, adaptado de una plantilla original de Acca Global.

#4: Automatiza tu proceso de KYC con el software adecuado

Cada vez son más las empresas que deciden prescindir de las listas de control KYC en favor de la externalización del proceso.

El software KYC es cada vez más eficaz, asequible y fácil de conectar a tu sistema en línea (normalmente a través de la API).

Hay muchas otras ventajas:

Ahorra tiempo en las verificaciones manuales de KYC
Aumenta el volumen de verificaciones a medida que crece tu negocio
Acelera el proceso para tus usuarios
Combina las funciones de KYC con las de AML

Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los programas informáticos de KYC son iguales. Mientras que algunos se centran en la verificación de la identidad por video, otros, por ejemplo, adoptan el enfoque de verificar las identidades en tiempo real mediante el análisis de la huella digital.

Puedes saber más sobre esto en nuestra lista de los mejores software KYC aquí.

#5: Considera otros pasos para aumentar tu proceso de KYC

El proceso de KYC puede variar en gran medida dependiendo de si se opta por la diligencia debida simplificada o por la diligencia debida avanzada. Si quieres ir más allá, esto es lo que puedes hacer:

Redactar una Política de Aceptación de Clientes (PAC)

El objetivo de una Política de Aceptación de Clientes, o PAC, es simplemente demostrar a los reguladores que ha puesto en marcha un procedimiento de KYC.

Las PAC suelen ser más comunes en el mundo de los servicios financieros que, por ejemplo, en el comercio electrónico, pero no obstante es una buena práctica demostrar que se ha hecho el esfuerzo de entender con quién se está haciendo negocios.

Crear un Programa de Identificación de Clientes (PIC)

En la teoría, un Programa de Identificación de Clientes, o PIC, puede parecer muy similar a un PAC y a otros registros KYC.

Sin embargo, el PIC también establece el tiempo que se van a conservar los datos asociados a la apertura de una nueva cuenta. También se hace mayor hincapié en la verificación de la información de KYC, y no solo en su recopilación.

Implantar la supervisión de cuentas

¿Qué ocurre si se toman todas las medidas necesarias para garantizar que la creación de la cuenta la realiza un usuario legítimo, pero otra persona la utiliza?

Puede que esto no sea estrictamente una cuestión de KYC, pero es igual de importante para que los negocios online se aseguren de que el cliente sigue teniendo el control de su cuenta.

En la gestión de riesgos, ceder el control de una cuenta a un tercero (normalmente un estafador) se denomina robo de identidad.

La buena noticia, sin embargo, es que las mismas herramientas que utilizas para el KYC también pueden ayudarte a proteger las cuentas a largo plazo.

Integrar los registros previos al KYC sin fricciones

Tanto si realizas las verificaciones manuales de KYC como si las subcontratas a un proveedor externo, lo cierto es que son caras. Son costosas tanto en términos de recursos como de valor monetario real.

¿La solución? Podrías implementar verificaciones previas al KYC para filtrar los usuarios basura antes de verificar sus identidades, por ejemplo, utilizando SEON.

Identificar a los usuarios evidentemente fraudulentos con direcciones de correo electrónico falsas, números de teléfono erróneos o identificaciones manipuladas puede ayudarte a ahorrar mucho en las verificaciones KYC, por no hablar de evitar todo tipo de problemas si estos estafadores las superan.

Cómo realiza SEON los registros KYC sin fricciones

En SEON, creemos que las herramientas de verificación de identidad deben evolucionar en la era de las falsificaciones, el Photoshop y las filtraciones masivas de datos.

Por eso nos centramos en ayudarte a entender quiénes son tus usuarios, basándonos en lo que sus datos digitales dicen de ellos.

He aquí algunos ejemplos concretos:

¿La dirección de correo electrónico fue creada recientemente con un proveedor de dominios gratuitos? Esto debería aumentar tus sospechas.
¿El número de teléfono es de una tarjeta SIM virtual? Indicador de alerta.
¿Parece que el usuario oculta su configuración de conexión? Alta probabilidad de fraude.

Estos son precisamente el tipo de usuarios que no deberían pasar por los controles KYC. Y el objetivo de identificarlos desde el principio, antes del KYC, es sencillo:

Te ahorra los costosos controles KYC
Reduce el fraude al 0%
Protege tu negocio, y a los usuarios, a largo plazo

Para saber más sobre cómo SEON ayuda a exponer los datos digitales, lee todo sobre la huella digital del dispositivo, el perfil del correo electrónico y el rastreo de IP en nuestro sitio web.

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Fuentes