Guía para el monitoreo regular de transacciones en línea y actividad de cuenta

Monitorear las transacciones es una parte fundamental del análisis y la prevención del fraude. Puede llevarse a cabo de muchas maneras, y las organizaciones utilizan sus registros transaccionales para informar sobre su protección contra el fraude y otros delitos financieros. Dado que la Comisión Federal de Comercio informó de un aumento del 30% en el fraude entre 2021 y 2022, nunca ha habido un mejor momento para que las empresas se centren en sus procesos de monitoreo de transacciones.

Veamos qué se entiende por monitorear las transacciones y aprendamos cómo se puede utilizar mejor para proteger la prosperidad de tu negocio.

¿Qué es el monitoreo regular de transacciones en línea?

El monitoreo regular de transacciones es el proceso, en gran medida automatizado, de examinar compras, transferencias y otras interacciones comerciales con un enfoque algorítmico basado en reglas. Se utiliza principalmente para la detección y prevención del fraude, así como para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

En función del enfoque adoptado, el monitoreo de transacciones en tu negocio puede realizarse mediante una revisión periódica de las mismas después de que se produzcan, o monitoreándolas en directo desde el momento en que se realizan. Esto último se está convirtiendo en un requisito cada vez más común por una buena razón: es más rápido y eficaz que las revisiones periódicas, y también un requisito previo de los sistemas de pago instantáneos.

La necesidad de monitorear las transacciones con tanta regularidad y eficiencia es una de las principales razones por las que el monitoreo de transacciones se está volviendo cada vez más automatizado y dependiente del machine learning, ya sea de caja blanca, caja negra o ambas.

¿Cómo funciona el monitoreo regular de transacciones en tu negocio?

Existen herramientas para monitorear las transacciones (monitor transaccional), funciona registrando las transacciones y analizando los datos resultantes para encontrar indicios de fraude y otros delitos financieros. Los procesos implicados pueden realizarse de forma periódica o en tiempo real, y en su mayoría están automatizados, pero siempre requieren al menos cierto grado de intervención humana.

Por consiguiente, nos centraremos aquí en los dos tipos principales de Sistemas de Monitoreo de Transacciones (SMT): un SMT periódico y un SMT en tiempo real.

Como refleja el diagrama de flujo, la regularidad de las acciones de monitoreo de transacciones de una organización depende del volumen y del nivel de riesgo de fraude de las transacciones que procesa.

Por lo tanto, muchas organizaciones establecen funciones para monitorear las transacciones basadas en reglas dentro de su SMT que se adaptan a los parámetros de sus operaciones comerciales. Así, las organizaciones de alto riesgo, como las empresas de iGaming, tienden a implementar sistemas de monitorización de transacciones en tiempo real con un alto grado de automatización. Las empresas de menor riesgo, como los pequeños comercios, tienden a monitorear las transacciones de forma periódica y manual.

A pesar de la frecuencia y el nivel de automatización de tu sistema de monitoreo de transacciones (SMT), sigue siendo en última instancia tarea de tu personal decidir si las transacciones que marca deben ser escaladas, es decir, notificadas a la alta dirección o archivadas en un informe de actividad sospechosa (SAR).

¿Por qué es importante monitorear las transacciones?

Monitorear las transacciones documentadas es a menudo un requisito legal, pero también es una necesidad para la eficacia de las operaciones de tu organización. El monitoreo de transacciones existe para reducir los delitos financieros. Como tal, es crucial como deber tanto operativo como organizativo.

Estos son los puntos principales que hacen que el monitoreo de transacciones en tu negocio sea importante:

• Muchas organizaciones están obligadas por sus jurisdicciones e instituciones financieras a implementar el monitoreo de transacciones, y llevarlo a cabo correctamente ayuda a garantizar que se cumplan los requisitos regulatorios, como las normativas Conoce a Tu Cliente (KYC) y de Lucha Contra el Lavado de Dinero (AML).
• El monitoreo de transacciones agiliza las funciones empresariales porque reduce el tiempo que de otro modo se perdería tratando con personas sospechosas y su actividad.
• El monitoreo de transacciones mejora la ciberseguridad y el servicio al cliente, lo que se traduce en una reputación más sólida para tu empresa; de hecho, las organizaciones que no monitorean las transacciones pueden exponerse a una gran cantidad de sospechas y escrutinio.

En última instancia, monitorear las transacciones hace que los pagos que entran y salen de tu organización sean más seguros, a la vez que ayuda a que tus operaciones comerciales no solo logren el cumplimiento, sino que también sean más eficientes, confiables y respetables.

Ejemplos de monitoreo regular de transacciones en acción

Hay muchos escenarios en los que monitorear las transacciones es un requisito legal  y altamente recomendable, como las plataformas de intercambio en línea, los depósitos bancarios y las actividades de iGaming. Veamos estos y otros ejemplos típicos.

Aunque muchas empresas están obligadas a monitorear sus transacciones por ley, también hay ciertos escenarios que lo requieren en el mejor interés de las organizaciones – no solo por cumplimiento de las regulaciones. He aquí algunos de los muchos ejemplos:

• Una tienda online se encuentra con un cliente realiza pagos inusuales constantemente, como transacciones frecuentes y elevadas por los mismos productos.
• Un banco se enfrenta a una entidad que realiza un depósito elevado cuando no tiene una fuente de ingresos evidente.
• Un sitio de iGaming es testigo de una cuenta que sigue accediendo desde diferentes dispositivos y geolocalizaciones IP y haciendo apuestas cada vez.
• Un organismo de comercio forex actúa ante la fluctuación de los tipos de cambio asegurándose de que las transacciones se realizan de acuerdo con la inflación.
• Una compañía de seguros investiga por qué una organización ha hecho múltiples reclamos en un pequeño periodo de tiempo.
• Un sitio de comercio electrónico sospecha que un cliente utiliza tarjetas de crédito robadas debido a su uso de direcciones de facturación y envío incoherentes.

Existen muchos otros escenarios, pero lo fundamental es recordar que la necesidad de monitorear las transacciones es directamente proporcional a la cantidad de exposición al riesgo tanto en las actividades de tus clientes como en las de tu organización.

Un mayor volumen de transacciones de riesgo significa que es necesario monitorear más -o más exhaustivamente- las transacciones para mantener un entorno empresarial seguro. Esto es cierto para todo tipo de organizaciones.

De hecho, el monitoreo de transacciones también es integral para el cumplimiento de la ley, ya que todo el proceso puede aportar mucha información a las auditorías y otras investigaciones formales.

Los retos del monitoreo regular de transacciones en tu negocio

Monitorear las transacciones requiere muchos recursos. Implica exigencias operativas y tecnológicas, sobre todo porque los miembros del personal tienen que volver a comprobar los resultados del SMT para evitar la exposición al riesgo y los falsos positivos. A menudo también tienen que asegurarse de que el software y sus datos transaccionales están actualizados para ajustarse a los cambiantes mandatos legales.

Veamos los retos operativos y tecnológicos con más detalle.

En última instancia, monitorear las transacciones es un reto, independientemente de si se utilizan comprobaciones basadas en reglas, el machine learning supervisado para la detección de fraudes o incluso operaciones mayoritariamente manuales. Siempre habrá dificultades técnicas y errores humanos, pero las ventajas de monitorear las transacciones siguen siendo evidentes.

Beneficios del monitoreo regular de transacciones

Estos beneficios están relacionados con mejoras organizativas en seguridad, protección y reputación. Monitorear las transacciones protege y mejora las operaciones comerciales.

Un correcto monitoreo de transacciones hace que tu negocio:

• Sea menos propenso a sufrir tanto fraude como mala reputación.
• Esté mejor equipado para monitorear riesgos, ya que el monitoreo de transacciones ayuda a las entidades a encontrar patrones, predecir comportamientos y, en última instancia, formar pronósticos de negocios para el futuro.
• Sea capaz de tomar mejores decisiones, ya que el flujo de caja registrado por las organizaciones y las actividades de los clientes pueden informar sobre sus estudios de mercado, estabilidad financiera y eficiencia de las operaciones.
• Cumpla mejor la normativa, lo que significa que las organizaciones tienen menos probabilidades de enfrentarse a multas y otras sanciones si aplican eficazmente sus procesos de monitoreo de transacciones.
• Esté mejor informado sobre cómo implantar sistemas automatizados, debido a la creciente adopción del machine learning y otros sistemas algorítmicos por parte del monitoreo de transacciones.

En última instancia, utilizar el monitoreo de transacciones efectivamente brinda una mayor protección a tu negocio, es atractivo para las autoridades de cumplimiento y los clientes, y proporciona información valiosa para diversas operaciones comerciales.

¿Cómo las empresas pueden monitorear las transacciones eficazmente?

Las empresas pueden monitorear las transacciones eficazmente si cuentan con el personal, el software y la base de conocimientos adecuados. Esto significa contratar al mejor personal, utilizar la mejor tecnología y comprometerse con los mejores recursos del sector.

Para decirlo de forma más concreta, he aquí una lista de algunos enfoques ideales para el monitoreo de transacciones en tu negocio:

• Capacita a tu personal sobre la mejor manera de aprovechar el software de monitoreo de transacciones de tu organización con criterios basados en el riesgo que son tan consistentes como adaptables.
  • Comprende las mejores reglas para determinar cuáles son los indicios de actividad sospechosa y legítima -así como la necesidad de actuar en función de nuevos factores en el proceso de toma de decisiones- e inculca esos conocimientos a tu personal y a los algoritmos de monitoreo de transacciones para garantizar un enfoque bien estructurado.

• Utiliza machine learning y otros sistemas automatizados para asegurarte de que tus procesos de monitoreo de transacciones son eficientes y están correctamente calibrados.
  • No olvides nunca que los enfoques basados en machine learning para monitorear las transacciones son herramientas, no soluciones completas, por lo que tu personal siempre debe estar listo y dispuesto a hacer sus propios juicios sobre lo que constituye y no constituye tanto falsos positivos como falsos negativos. Lo que etiqueten como verdaderos y falsos positivos y negativos aumentará la precisión del SMT con el tiempo.

• Toma precauciones periódicas, como la formación del personal y las comprobaciones del software.
  • Incluso el mejor personal y las mejores herramientas cometerán errores, por lo que garantizar que tanto el personal como los sistemas automatizados para monitorear las transacciones reciban formación periódica y se realicen controles de calidad es crucial para la eficacia de las operaciones del SMT.  

• Suscríbete a las últimas actualizaciones de las autoridades financieras, como la Comisión Federal de Comercio, y léelas con regularidad.
  • Requisitos como el AML y el KYC están sujetos a cambios en la legislación. Estar al tanto de sus procesos más recientes ayudará a tu personal a saber a qué debe prestar atención, como los cambios en el comportamiento de los clientes provocados por las nuevas normativas de cumplimiento.

Fundamentalmente, el monitoreo de transacciones en tu negocio es mejor cuando es proactivo que reactivo. ¿Por qué esperar a descubrir por las malas qué es lo que compromete los enfoques de tu SMT cuando tu personal y tus sistemas pueden estar capacitados para evitar los riesgos por completo?

Fuentes

• HyperVerge: ML Transaction Monitoring: Overview, Meaning, Process & Benefits
• Sanction Scanner: Biggest Transaction Monitoring Challenges
• Fineksus: False Positive Reduction in AML Transaction Monitoring

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